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Dicas de Eventos

A Aptor preocupa com todos os aspectos para que seu evento seja um sucesso e assim compartilha um pouco de sua experiência neste espaço com dicas para realização de eventos.

Caso tenha alguma dúvida ou sugestão entre em contato com nosso atendimento especializado:
Telefone: (16) 3371-7698 | E-mail: contato@aptor.com.br

1. Não deixe nada para última hora
Essa dica parece ser óbvia mas é o que atualmente ocorre em muitos eventos. O problema é que às vésperas do evento muitas atividades e contratempos vão surgindo e o tempo se torna pequeno para tantas coisas. Um planejamento de atividades e processos é imprescindível para o sucesso do evento, entre em contato com todos os responsáveis por setores (buffet, local de realização, sistema de som, cd-roms, etc...) e peça prazos com margens de segurança. Isso evitará dores de cabeça e que os problemas cheguem até os participantes do evento.

2. Treine a secretaria/credenciamento e faça um manual de procedimentos
Muitas vezes nos deparamos com atendentes de eventos que não sabem os procedimentos e não tem as informações para perguntas pertinentes. Isso acaba acarretando sobrecarga de trabalho em determinadas pessoas, que detem os conhecimentos necessários e leva os participantes a um "stress" que deve ser evitado. Um sistema de atendimento eficiente ajuda a padronizar as respostas e deve haver um treinamento para pessoal de secretaria/credenciamento. Um manual de procedimentos deve ser feito com todos os processos que estão autorizados a serem realizados, isso disciplinará os envolvidos e trará enormes ganhos aos participantes, que formarão em suas mentes um concepção de ótima organização do evento.

3. Mantenha um canal de contato ágil e transparente com todos os envolvidos
Deixe bem claro em todo o material de mídia (panfletos, cartazes, site) as maneiras de efetuar o contato com o evento. Telefones, endereço e e-mails são itens que devem ser encontrados facilmente e podem ser incrementados com horário de contato e pessoas responsáveis pelo atendimento. Atualmente existem métodos como bate-papo pela Web e telefonia por IP que podem ser usados, como os programas Skype, MSN e Google Talk. Formulários no site para contato rápido também são considerados boas opções de interação entre os envolvidos. É importante ressaltar que os meios de contato por si só não garantem a boa comunicação no evento, deve haver muita boa vontade e profissionalismo dos envolvidos para que nenhuma mensagem fique sem a resposta adequada. Com uma gestão eficiente da comunicação, os organizadores do evento ficam sabendo dos problemas e necessidades dos participantes o que é importantíssimo.

Todas essas dicas são implementadas em nossos sistemas e consultorias. Nossa experiência garante a tranquilidade dos organizadores e participantes.

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